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Il était une fois les réunions à distance… des confs call à n’en plus finir, des vidéos conférences équivalentes à canal + sans décodeur et des visio conférences à n’en plus savoir où regarder pour parvenir à croiser le regard d’un coéquipier.

Alors nous avons développé Square-Meeting, inspiré des « best practices » de conduite de réunions à distance. Un ami à qui je présentais l’outil m’a dit il y a quelques jours : « grâce à cet outil d’animation de réunions à distance, vous allez en fait aussi apprendre aux managers à animer des réunions en présentiel ».

Dans cet article, découvrez trois clés essentielles pour animer des réunions à distance, et qui vous permettront de développer de nouvelles pratiques en présentiel. Découvrez comment obtenir du feedback des participants, comment poser les règles du groupe et comment faire de la préparation de vos réunions à distance un élément constitutif de leur réussite.

Clé de succès n°1 Obtenir du feedback

 

Comment vous assurez que votre équipe est à la bonne page du rapport que vous relisez ensemble à distance sinon en lui demandant ? Comment vous assurer que vos collaborateurs ne sont pas en train de jouer à candy crush parce que le point que vous soulevez a déjà été traité au moins une dizaine de fois ?

Obtenir du feedback dans les réunions à distance, c’est le nerf de la guerre ! Encore faut-il savoir l’obtenir autrement qu’en disant : « Euh, Michel, tu es avec nous ? »

À distance, tout est plus compliqué. Un silence peut tout aussi bien signifier une réflexion intense qu’une bête déconnexion. Mais la manière dont vous chercherez à obtenir plus d’informations sur ce fait, peut causer plus de dégâts que vous ne l’imaginez et être interprétée pour une accusation ou un manque de confiance.

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Autorisations et permissions 

À distance, la délicatesse est de mise puisque ne voyant pas les réactions des uns et des autres, on peut facilement heurter sans même s’en rendre compte. Alors autorisations et permissions permettent d’obtenir du feedback de façon respectueuse et agréable. Quelques propositions de demandes que vous pourrez vous approprier :

« Est-ce que vous m’autorisez régulièrement à vous demander si les sujets abordés sont suffisamment clairs pour chacun ? »

« Est-ce que vous êtes tous d’accord pour faire un retour à untel sur ce qu’il vient d’exposer, sous la forme d’apprentissages « ce que je retiens » et de questionnements ouverts « cela m’interroge sur » ? »

Lire davantage sur l’intérêt de demander des feedbacks précis et de ne pas craindre d’entendre les réponses.

Clé de succès n°2 Poser les règles du groupe

 

Dans les demandes d’autorisation et de permission ci-dessus, un cadre est posé sur la façon de demander et d’obtenir du feedback. Ces règles sont essentielles au groupe car en réalité, soyez sûr qu’elles ne seront pas appliquées si elles ne sont pas explicitées.

Quel est le cadre de travail que vous souhaitez établir pour votre réunion à distance ? Si vous vous mettez d’accord avec votre équipe dès le début pour que chacun ferme les autres applications et fenêtres parallèles et se concentre sur cette réunion, si chacun s’engage à ne pas se mettre en mute la plus grande partie du temps, si l’équipe prend la résolution collective de contribuer autant que possible, il y a déjà une énergie positive et une dynamique pour que la réunion soit efficace et « straight to the point ».

En outre, l’engagement est plus fort lorsqu’il est envers un collectif de pairs (les autres participants) qu’envers un unique supérieur hiérarchique (manager de la réunion). Le cadre posé en début de réunion gagne ainsi à valoriser le temps investi des collaborateurs présents.

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Sur Square-Meeting, les règles du groupe sont rédigées par avance et accessibles en permanence au groupe, à tout moment de la réunion. Il peut être pertinent de les rappeler (et de rappeler l’engagement pris par chacun qui les a acceptées) en cas de « dérapage ».

Clé de succès n°3 Bien se préparer

Il est plus facile d’improviser une réunion quand on est tous autour de la même table, et encore, pas sûr qu’une réunion improvisée ait un réel intérêt pour tous les participants. À distance, bien préparer une réunion est essentiel. Cela passe par la mise en exergue d’un objectif de réunion communiqué à tous en amont, par la mise en place des outils techniques appropriés et par la préparation du contenu qui sera abordé.

Hors de question de partager avec l’équipe un power point de 27 slides pendant l’heure et demie où l’on est réunis. 3 slides récapitulatives sauront attirer l’attention. Pour le reste, c’est la concision de votre discours et les demandes explicites que vous ferez au groupe qui vous feront gagner en temps et en efficacité dans vos réunions à distance.

Sur Square-Meeting chaque réunion programmée incite à la mise en exergue d’un objectif que les participants reçoivent en même temps que l’invitation à participer. Chaque étape de la réunion est paramétrée par avance et un temps ajustable y est alloué. Aussi l’équipe sait-elle toujours où elle en est dans la réunion, et suit avec attention le déroulé visible de tous. Le manager quand à lui est plus disponible dans l’écoute et la régulation du groupe car la cadre est déjà posé.

Vous voulez développer davantage vos compétences d’animation à distance, rejoignez l’une de nos formations. Pour nous contacter, c’est ICI !

Olga Gilbert

Directrice marketing et communication

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