Le travail à distance est dans tous les esprits ! Les ordonnances Penicaud, et le besoin de réduire les coûts dans les entreprises ont accéléré un mouvement amorcé depuis quelques années déjà (1). Pour ou contre ? Deux écoles s’affrontent… Mais à ce stade, la question n’est plus tellement d’actualité. Elle devient davantage : comment s’en accommoder et en tirer profit ?

Le travail à distance est en passe de devenir un incontournable, certains s’en réjouissent, d’autres s’en alarment et la question court dans certains esprits : le travail à distance va-t-il tuer nos entreprises ?

Yahoo rappelait en 2013 ses salariés dans ses bureaux physiques (2), IBM faisait de même au printemps dernier (3), doit-on s’inquiéter du cours des événements qui annonce une année 2018 pleine de changements pour la majorité des grands groupes français ?

Entre les étages et à la pause café, la rumeur court que tel grand groupe va réduire de moitié sa surface de bureaux et s’installer à Massy. Pour certains Sylvie (47 ans), responsable de programme, l’éloignement de son domicile la contraindra à envisager le télétravail ! Marc (58 ans), juriste, qui travaille depuis 30 ans dans le secteur bancaire et qui n’a pas un seul jour manqué de « pointer » au bureau sait qu’il va devoir y passer « au moins un ou deux jours par semaine, me dit-il. Le flex office va remplacer nos bureaux attitrés. Je n’ai encore jamais travaillé de chez moi, il va bien falloir s’y faire ».

À en croire les plus satisfaits, parmi ceux qui travaillent d’ores et déjà partiellement ou totalement à distance, l’expérience est plutôt profitable (4) : un meilleur équilibre personnel, plus de flexibilité et une responsabilisation motivante, une concentration augmentée, etc.

Inutile d’insister sur les arguments des plus réticents : perte de contrôle des collaborateurs, perte de la stimulation d’une vie d’équipe, démotivation, isolement, manque de visibilité …

En réalité, le succès de ce type de transformations organisationnelles ne tient pas tant au quoi (travailler à distance ou pas) qu’au comment. Quelles sont les conditions et les rituels à mettre en place pour que le travail à distance non seulement ne pénalise pas l’entreprise mais surtout permette d’apporter de la valeur ?

Le travail à distance s’anticipe !

Accompagner le changement lié aux nouveaux modes d’organisation à distance nécessite de l’anticiper et de créer en amont les bonnes habitudes et rituels. Le problème des équipes à distance est qu’elles découvrent au moment du changement les nouveaux processus de travail que ce changement implique. Prendre les bonnes habitudes avant d’amorcer ce changement, c’est déjà gagner un temps précieux sur la phase d’ajustement et d’adaptation.

Rituel 1 : segmenter son travail

Certaines tâches s’adaptent parfaitement à un travail solitaire à distance, d’autres moins. Pour Mickaël, auditeur de 37 ans, « commencer par identifier les tâches qui nécessitent une forte concentration et des plages de travail longues permet de réorganiser son emploi du temps dès l’annonce du changement pour s’y habituer. Réserver seulement certains jours de la semaine aux rendez-vous en physique par exemple alors qu’à l’heure actuelle on pourrait encore (n’ayant pas encore commencé le travail à distance) les prendre n’importe quel jour de la semaine permet d’adopter cette nouvelle temporalité et d’anticiper les difficultés qu’elle pourra poser« . C’est en quelque sorte une réécriture de la Technique Pomodoro : des plages de travail dédiées à une seule tâche (5).

Rituel 2 : repérer le type d’énergie requis en fonction des différentes tâches

De la même manière, les plages dédiées aux rendez-vous téléphoniques peuvent être regroupées et utilisées lors des jours de distance prévisionnels. En outre, cette segmentation du travail permet d’identifier le type d’énergie nécessaire à chaque type d’action et d’apprendre à mieux se connaître pour allouer certaines tâches à certains moments de la journée où son état d’esprit est le plus adapté (6).

Rituel 3 : Institutionnaliser les temps collectifs à distance

Seules certaines tâches peuvent être réalisées individuellement. Pour un marketeur, la partie « brainstorming » est essentielle et ne devrait pas être moins riche parce qu’elle se fait à distance. On peut se demander en équipe : « quel est le moment de la journée, selon l’énergie nécessaire aux autres actions, qui serait le plus adapté pour des temps collectifs à distance » ?

Rituel 4 : ritualiser les temps collectifs

Des temps collectifs à distance, oui ! Mais comment les structurer ? Une première phase d’inclusion, cadrée pour ne pas tomber dans une discussion de café du commerce, permet à chacun dans un premier temps d’informer le reste de l’équipe de son état d’esprit et de ses attentes pour la réunion. Une minute par personne suffit à mettre chacun sur la même longueur d’ondes pour un temps collectif plus efficace.

À chaque réunion à distance est attribué un objectif, connu de tous avant le début de la réunion et chacun connaît les différentes étapes par lesquelles passe la discussion pour atteindre l’objectif. D’une réunion à l’autre, les mêmes étapes se répètent (ex : inclusion, ordre du jour, revue des chiffres, questions, perspectives pour la semaine, plan d’action, tour de table final). Chacun, connaissant ce process se prépare à intervenir sur ces différents aspects et la réunion gagne en efficacité et en rapidité ! … Car à distance, une minute de perdue en vaut deux et impacte davantage l’énergie du groupe qu’en présentiel.

Rituel 5 : miser sur les temps en présentiel

Si la distance, par la structuration plus poussée qu’elle requiert, contribue à augmenter l’efficacité individuelle et collective, elle ne remplace pas les temps collectifs dans un même endroit. Ces temps-là ont un rôle important à jouer. Pas question de mal les exploiter en se reposant sur le fait que les échanges seront plus simples de cette façon. De la même manière, les temps en présentiel doivent d’autant plus être structurés qu’ils sont rares et précieux. Conserver un temps dédié à l’informel est aussi essentiel, mais que celui-ci ait un timing défini et soit circonscrit, l’est tout autant.

Si l’équipe a peu de temps ensemble en présentiel, autant qu’elle l’exploite pour de l’informel « encadré » afin de recréer du lien par le non verbal, la complicité (dans laquelle le regard joue beaucoup), et le plaisir d’un moment partagé. Tant qu’à faire, ne pas hésiter à sortir des bureaux pour prendre un café ensemble peut être tout à fait bénéfique.

Rituel 6 : réserver des temps dédiés à la résolution de problèmes individuels

La gestion de projet prend une place centrale dans le travail à distance. Quelque part, elle s’incarne encore mieux parfois dans ce cadre structuré et organisé. En effet, parce que le présentiel peut donner l’illusion que le lien est là, que « ça » peut attendre, etc. il dessert parfois la rapidité et l’efficacité dans la conduite d’un projet.

Pourtant, aucun projet ne fonctionne complètement si sa conduite n’intègre pas le facteur « humain » lié à la motivation, aux difficultés d’organisation, aux conflits interpersonnels, etc. Pour qu’un projet fonctionne, prendre le temps de s’assurer que tout le monde est complètement à bord n’est absolument pas une perte de temps. L’image du caillou dans la chaussure rend bien compte de cette réalité. On peut bien escalader l’Everest avec un caillou dans sa chaussure, mais clairement, l’ascension sera plus lente, plus compliquée.

Ces cailloux peuvent prendre différentes formes « je n’arrive pas à comprendre l’intérêt du projet », « je n’arrive pas à réorganiser mon temps pour laisser plus de place à cette activité », « je traverse une période difficile personnellement et j’aimerais réussir à davantage cloisonner pour être plus efficace », etc. Aborder ces questions « parallèles » sur des temps dédiés a un impact considérable sur la capacité à avancer individuellement et collectivement. La méthode du codéveloppement (Champagne et Payette) se prête à merveille à ces exercices de résolution de problèmes à distance. Elle peut même s’animer et se vivre à distance, que demander de plus ?

>> Découvrez ICI les bonnes raisons d’abuser du codéveloppement en entreprise !

 

Que retenir de cet article pour que le travail à distance ne soit pas un obstacle à la performance mais davantage un allié ?

  1. Le travail à distance s’anticipe
  2. Il nécessite une organisation et une structuration profitables au bon développement des projets
  3. Il permet une gestion de projet plus rapide et efficace
  4. Il incite à mieux se connaitre et à mieux se servir de ses forces et ses faiblesses pour segmenter son temps de travail, allouer ses ressources au bon moment à la bonne tâche

À tous ces rituels s’ajoute la nécessité de créer pour soi un cadre de travail propice. Et pour ceux qui veulent rire un peu, lisez cet article et faites absolument l’inverse de ce qui est dit pour avoir les bonnes habitudes de la productivité en home office.

 

SOURCES ET ARTICLES CONNEXES

1. https://www.lesechos.fr/08/09/2017/lesechos.fr/010218932431_teletravail—ce-que-les-ordonnances-vont-changer.htm

2. http://www.universdetravail.ch/fr/2013/05/retour-du-home-office-au-bureau/

3. http://www.journaldemontreal.com/2017/05/21/fin-du-travail-a-distance-chez-ibm

4. http://www.focusrh.com/strategie-rh/organisation-et-conseil/le-teletravail-levier-de-bien-etre-et-de-performance-24584.html

5. http://www.etre-meilleur.com/gestion-du-temps/la-technique-pomodoro-ou-lart-de-gerer-son-temps-grace-a-une-tomate.html

6. http://www.trendymood.com/planifier-travail-selon-energie/

 

Olga Gilbert

Directrice Marketing

Inscription à notre newsletter

Recevez notre actualité en direct.

Merci pour votre inscription

Pin It on Pinterest