Il est de bon ton de se plaindre de la surcharge de réunions… Et il y a matière ! (1)

A part si nous les envisageons comme un lieu de rencontre et de convivialité, nous n’aimons généralement pas les réunions. C’est un temps qui ne rentre pas dans nos objectifs. Un temps improductif par excellence. Et si d’aventure, aucun produit de sortie (plan d’action, décision,…) ne s’en dégage, c’est juste du temps perdu !

En moyenne, un cadre passe un mois par an en réunions (2).

Quand on sait qu’il ne participe parfois activement que 10% du temps, cela fait cher payé la réunion !!

La prestigieuse Harvard Business Review (3) en est venue à élaborer une calculatrice du coût des réunions en fonction du salaire moyen des personnes invitées. Les chiffres de la réunionite en sont effarants !

Réunions mal préparées, temps passé à attendre le démarrage, small talk, digressions, absence de plan d’action et j’en passe ! …surtout dans nos environnement latins où la parole est centrale. La réunionite est la nouvelle bureaucratie. Et la réunion est le cholestérol des agendas des cadres.

Serait-il donc de bon ton de participer à ce ras-le-bol collectif et de crucifier la réunion sur l’autel de la performance ?…

Et pourtant… Est-ce qu’on ne serait pas en train de regarder au mauvais endroit ? Et si la réunion était malgré tout indispensable ? …et si la mauvaise qualité de nos réunions était le symptôme de problèmes plus profonds dans l’organisation ?

Voici donc 4 raisons pour lesquelles les réunions sont cruciales, et 3 pistes pour les améliorer

 

1. La réunion : le seul espace d’existence concrète des équipes à distance

 

A distance, l’équipe n’ayant pas de lieu commun, les membres d’une équipe peuvent bien être en contact, seule la réunion permet d’éprouver concrètement qu’ils sont une équipe. En réunion, l’équipe expérimente le fait d’être plus qu’une somme d’individualités. Même brève et très opérationnelle, la réunion contribue de manière irremplaçable au sentiment d’appartenance de ces équipes (4).

Quand on est à distance, la fréquence des réunions recrée une proximité qui a été perdue avec la distance.  

2. Un moyen irremplaçable de coordination

 

Toutes les solutions collaboratives qui font la promesse du remplacement de la réunion confondent information et communication. Ce n’est pas parce qu’une information est stockée sur un espace partagée qu’elle a été assimilée, interprétée par les membres de l’équipe et qu’ils en ont intégré l’impact sur leur périmètre. Seule la réunion permet de confronter les perceptions, de mettre des mots sur les choses, de reformuler, de donner de l’épaisseur à une information et la rendre « activable ». Que chacun puisse s’en saisir et se dire « quel impact pour moi ? qu’est-ce que j’en fais ? »

Ajoutons à cela le fait que souvent, qui dit équipe à distance, dit aussi multiculturel ! D’où l’importance de pouvoir s’aligner sur une compréhension commune des informations échangées.

Ce n’est pas parce qu’une information est stockée sur un espace partagée qu’elle a été assimilée.

 

 

3. Un lieu de résolution de problèmes

 

La plupart des problèmes rencontrés aujourd’hui par l’entreprise sont complexes. Ils nécessitent que toutes les parties prenantes « se mettent autour de la table » pour être résolus.

Par ailleurs, tous les dysfonctionnements des organisations se retrouvent en réunion et sont visibles : les jeux de pouvoir, le travestissement des règles, le jeu individuel contre le jeu collectif, le présentéisme,… Être dur avec les problèmes et doux avec les personnes : la transformation de ces modes de réunion est aussi une manière de confronter ces sujets et de progresser collectivement.

Bref, de nombreuses solutions collaboratives d’idéation, de sélection d’idées, permettant d’associer un grand nombre de collaborateurs sur une longue durée et promettent de se substituer aux réunions. Mais, à ce stade, elles ne peuvent pas remplacer l’interaction d’un petit nombre, en temps réel, dans un même lieu.

Dans les équipes où chacun a un rôle, la réunion donne l’unité de temps, de lieu et d’action nécessaires pour faire aboutir les scénarios favorables…

Dans les équipes où chacun a un rôle, la réunion donne l’unité de temps, de lieu et d’action nécessaires pour éviter le scénario d’échec.

 

4. Un lieu d’intelligence collective.

La réunion est avant tout un lieu de collaboration. Un lieu où les idées peuvent s’enrichir les unes des autres parce que tous sont réunis au même moment, dans un même contexte pour affronter des sujets spécifiques. C’est pourquoi, si la réunion est un lieu de symptômes des problèmes organisationnels, c’est également le lieu de leur thérapie.

La réunion est le lieu-symptôme des problèmes organisationnels, …mais c’est également le lieu de leur thérapie

Si la réunion est irremplaçable pour les 4 raisons évoquées, elle ne devrait servir « qu’à cela » ! Les réunions consistant en lectures collectives de séries de présentations Powerpoint, suivies de réponses aux questions restent pour moi des anomalies.

A quand des réunions où le cadre est bien posé, les interactions fluides et dynamiques, dépouillées des jeux de pouvoir qui font notre quotidien en entreprise ?… Alors, plutôt que de nous plaindre de la quantité de réunions, employons-nous à les rendre plus efficaces !

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SOURCES

  1. http://www.empreintehumaine.com/stock/fra/etude-ow_empreinte-humaine-2017.pdf

https://www.lci.fr/societe/entreprises-reunions-une-etude-epingle-la-reunionite-aigue-qui-est-loin-d-etre-productive-2054352.html

  1. http://www.lefigaro.fr/vie-bureau/2016/03/30/09008-20160330ARTFIG00299-un-cadre-passe-en-moyenne-24-jours-par-an-en-reunion.php
  2. https://hbr.org/2016/01/estimate-the-cost-of-a-meeting-with-this-calculator
  3. https://www.monde-economique.ch/fr/posts/view/les-reunions-de-travail-une-facon-moderne-pour-depasser-l-isolement

 

Jean-Baptiste Latour

Jean-Baptiste Latour

Fondateur et CEO chez ViTi

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