Prenez le chemin de la liberté dans vos réunions à distance

En dépit des progrès techniques, de la réalité virtuelle et augmentée … on finit toujours pas préférer le face à face à la distance. Est-il peine perdue de chercher à reproduire la teneur du “présentiel” quand on est à distance ?

Chez ViTi, nous avons pris le parti de ne pas chercher à reproduire le présentiel dans notre solution de facilitation à distance. Nous proposons une autre expérience. Découvrez dans cet article ce qui nous a fait aimer la distance et pourquoi.

Travailler à distance : opportunité ou difficulté ?

L’influence de la diversité

Travailler à distance : presque une nouvelle institution, qui infuse tous les milieux, y compris les milieux artistiques ! Steve Aoki, DJ récompensé deux fois aux Grammy Awards considère que la distance permet un espace de créativité hors du temps qui développe cette créativité.

Il enregistre un son via son téléphone et produit à l’autre bout du monde par un ami qui lui, joue à cet instant des percussions sur une poubelle.

En fait, la distance c’est surtout ça : la possibilité de créer à tout moment, lorsque vient l’inspiration et de décupler la richesse des influences.

L’un et l’autre à deux endroits différents augmentent le champ de créativité en couplant deux environnements différents qui vont permettre une inspiration plus variée et ainsi renforcée.

Contribuer selon ses capacités et son environnement

En réunion, c’est un peu pareil. Notre cadre de travail influence notre façon de penser. C’est bien pour cela que des entreprises se dédient à la (ré)organisation des espaces de travail (open space, ambiances différentes à tous les étages, etc.).

C’est ce qui se passe lorsqu’une équipe se retrouve à distance sur une plateforme de réunion pour travailler. L’environnement respectif de chacun des participants permet une diversité de paradigmes et de points de vue qui enrichit la réflexion et par enchaînement, l’aboutissement de la réunion. À condition d’assumer cette diversité !

Au lieu de gommer la distance en incitant chacun à se connecter d’une salle fermée et aseptisée, pourquoi ne pas inciter chacun à se connecter depuis un endroit qui l’inspire ? Espace vert, salon feutré, lobby d’hôtel. À condition que la qualité du son soit au rendez-vous bien entendu, pour éviter les bruits parasites qui déconcentrent l’équipe.

Je travaille trois jours par semaine depuis la Normandie. Mon équipe et mes clients entendent souvent les mouettes ! Le bleu de la mer que j’aperçois au loin augmente ma concentration. Je mesure la différence avec les réunions que je fais à Paris, depuis notre pépinière fourmilière où l’agitation positive créée encore un autre état d’esprit.

Je me souviens avoir animé une séance d’un groupe de codéveloppement à distance dans laquelle l’une des participantes au Mexique s’était levée au milieu de la nuit pour pouvoir participer. Nous sentions malgré la fatigue certaine que son énergie plus sereine et « décalée » apportait une forte contribution à la teneur de la séance.

Comment SquareMeeting assume les différences de la distance et sans les gommer les transforme ?

Sur notre plateforme de réunions à distance, nous encourageons cette prise en compte de la diversité des cadres respectifs des participants. L’une des modalités permet de se situer géographiquement et de partager au groupe son humeur du moment.

Cette modalité, le plus souvent utilisée en début de séance permet à chacun de se représenter l’environnement des autres participants et d’accueillir cette diversité comme une richesse pour la qualité du raisonnement qui se construira au cours de la réunion. Elle passe par la prise de conscience des diversités d’environnements et d’état d’esprit de chacun des participants.

Et la vidéo qu’en est-il ? Pour les collectifs, même si elle rend le moment sympathique, elle ajoute de la difficulté à distance. Elle encourage à l’interprétation du non verbal qui à distance est souvent biaisé : pas de regard direct à moins de ne regarder que la caméra et pas son écran ; réactions qui peuvent être dues à tout autre stimuli (collègue qui passe derrière l’ordinateur, notifications sur l’écran, etc.). Aussi elle peut parfois générer plus d’incompréhensions et de décalages. 

Nous focalisons le groupe sur l’écoute, l’intuition et la concentration qui s’opèrent grâce à la configuration de la salle virtuelle et à la régulation de la parole et des échanges.

Pour ceux qui travaillent sur SquareMeeting en coaching collectif ou bien en réunions d’équipes, l’expérience est inédite. “En fait, ça n’est pas comparable, partage Sophie, coach d’équipe depuis une quinzaine d’années, ça permet autre chose, une autre forme d’écoute et de travail en intelligence collective. Je suis très agréablement surprise”.

Et vous ? Quelles sont vos expériences de réunion ou de séances de travail à distance ? Avez-vous constaté que la pluralité des cadres de travail pouvait avoir un aspect positif ? Quel est votre meilleur souvenir de temps collectif à distance et pourquoi ?

Partagez-nous en commentaire vos expériences !

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